Datenschutzerklärung

Stand: 3. November 2026

1. Verantwortlicher

Datasphere AI UG (haftungsbeschränkt), Bismarckstraße 30, 66111 Saarbrücken, vertreten durch den Geschäftsführer Dr. Oliver Köhn. E-Mail: kontakt@oliverkoehn.info. Weitere Angaben im Impressum.

2. Welche Daten wir verarbeiten

• Konto: E-Mail-Adresse, Name, Passwort (nur als Hash), Anmeldezeitpunkte und IP-Adresse (Schutz vor Missbrauch).
• Dokumente: die Dateien, die du hochlädst oder in deinem Google Drive für die Sortierung freigibst, der daraus erkannte Text sowie daraus abgeleitete Metadaten (z. B. Dokumenttyp, Absender, Datum, Betrag, Ordner, Tags).
• Google-Konto: bei „Mit Google anmelden“ Name und E-Mail-Adresse; bei verbundenem Google Drive ein Zugriffstoken, mit dem die Anwendung in deinem Auftrag Dateien liest, anlegt, umbenennt und verschiebt.
• Verbundene KI-Assistenten: welche App (z. B. ChatGPT, Claude) du verbunden hast und wann sie zuletzt zugegriffen hat; Zugriffstokens werden nur als Hash gespeichert.

3. Zwecke und Rechtsgrundlagen

Wir verarbeiten die Daten ausschließlich, um dir die Anwendung bereitzustellen: Anmeldung, Texterkennung, Einordnung, Sortierung, Suche, Auswertung und den Zugriff über von dir verbundene KI-Assistenten (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO – Vertrag). Protokolle zur Sicherheit verarbeiten wir auf Grundlage unseres berechtigten Interesses (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Dokumente können besondere Kategorien personenbezogener Daten enthalten (z. B. Gesundheitsdaten); diese verarbeiten wir nur, weil und soweit du sie uns zur Sortierung übergibst (Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO – ausdrückliche Einwilligung).

4. Empfänger und Auftragsverarbeiter

• Hosting: Die Anwendung und die Datenbank laufen auf einem von uns betriebenen Server in Deutschland.
• Google (Google Cloud EMEA Ltd. / Google LLC): Google Drive als Speicherort deiner Dateien; Google-Texterkennung für Seiten ohne Textebene (über temporäre Kopien in deinem Drive, die danach gelöscht werden); Google-Anmeldung.
• Anthropic (Anthropic PBC, USA): Zur Einordnung werden Textausschnitte der Dokumente an das KI-Modell Claude übermittelt. Kontonummern werden vorher maskiert. Anthropic verwendet die Daten nicht zum Training. Grundlage der Übermittlung in die USA sind EU-Standardvertragsklauseln bzw. das EU-US Data Privacy Framework.
• Von dir verbundene KI-Assistenten: Wenn du z. B. ChatGPT oder Claude verbindest, erhalten diese auf deine Anfrage hin Suchergebnisse und Dokumenttexte. Für die Verarbeitung dort gelten die Bedingungen des jeweiligen Anbieters.

5. Nutzung von Google-Nutzerdaten (Google API Services User Data Policy)

Die Nutzung und Weitergabe von Informationen, die wir über Google-APIs erhalten, erfolgt in Übereinstimmung mit der Google API Services User Data Policy, einschließlich der Anforderungen an die eingeschränkte Nutzung („Limited Use“). Wir nutzen Google-Daten ausschließlich, um die für dich sichtbaren Funktionen der Anwendung bereitzustellen und zu verbessern. Wir verkaufen keine Daten, nutzen sie nicht für Werbung und nicht zum Training allgemeiner KI-Modelle. Menschen lesen deine Daten nur mit deiner Zustimmung, zur Sicherheit oder wenn es gesetzlich erforderlich ist.

6. Speicherdauer und Löschung

Wir speichern deine Daten, solange dein Konto besteht. Hochgeladene ZIP-Dateien löschen wir nach Abschluss des Imports. Auf Wunsch löschen wir dein Konto mit allen Dokumenten, Texten und Metadaten; Dateien in deinem Google Drive bleiben dort erhalten. Du kannst den Zugriff auf Google jederzeit unter myaccount.google.com/permissions und verbundene KI-Assistenten in der Anwendung widerrufen.

7. Deine Rechte

Du hast das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch sowie das Recht, eine Einwilligung jederzeit zu widerrufen. Wende dich dazu an kontakt@oliverkoehn.info. Du kannst dich außerdem bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren, z. B. beim Unabhängigen Datenschutzzentrum Saarland.

8. Sicherheit

Übertragung ausschließlich verschlüsselt (HTTPS), Passwörter und Tokens nur als Hash, strikte Trennung der Daten je Nutzer, Protokollierung von Anmeldungen und Änderungen.

9. Cookies

Wir setzen nur ein technisch notwendiges Sitzungs-Cookie für die Anmeldung. Es gibt kein Tracking und keine Werbe-Cookies.